Siklus Pengeluaran Pembelian Dan Pengeluaran kas

MAKALAH

" Siklus Pengeluaran Pembelian Dan Pengeluaran kas "

KATA PENGANTAR

            Syukur  alhamdulillah penulis panjatkan puja dan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya kepada penulis sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “ Siklus Pengeluaran Pembelian Dan Pengeluaran Kas ”. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Fakultas Ekonomi Universitas Islam Madura.

     Penulis menyadari bahwa keberhasilan penulisan makalah ini tidak terlepas dari bantan semua pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian makalah ini.

     Dalam penulisan makalah ini  penulis juga menyadari bahwa terdapat banyak kekurangan. Untuk itu saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan dari pembaca agar kami dapat  memberikan yang lebih baik untuk yang selanjutnya. Semoga laporan ini dapat memberi manfaat yang berkelanjutan bagi pembaca ataupun penulis. Amien ...

                                                   Pamekasan, 06 Oktober 2013

                                                              

                                                  

Penulis

Daftar Isi

Halaman Judul

Kata Pengantar

Daftar Isi

Bab I Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

1.2 Rumusan Masalah

1.3 Tujuan

Bab II Pembahasan

Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran 

2.2  Sistem Pemrosesan Pembelian 

2.3  Tujuan Pengendalian, Ancaman, Dan Prosedur 

2.4  Fungsi-Fungsi Terkait Dalam Transaksi Siklus Pengeluaran 

2.5  Ancaman Dan Pengendalian Dalam Siklus Pengeluaran

Bab III Penutup

3.1 Kesimpulan

3.2 Saran

Daftar Pustaka

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1.  Latar Belakang

Penggunaan pengetahuan tentang bisnis dan industri klien untuk membahas materialitas, menilai risiko inheren, melaksanakan prosedur analitis, dan menilai risiko prosedur analitis untuk siklus pengeluaran.

Pemahaman aspek-aspek pengendalian internal dan penilaian risiko pengendalian untuk siklus pengeluaran. Penekanan dalam bagian ini akan ditujukan pada pengendalian manajemen dan pengendalian terprogram. Perancangan pengujian substantif rincian yang tepat untuk hutang usaha.

1.2.  Rumusan Masalah

Bagaimana Siklus Pengeluaran Pembelian Dan Pengeluaran Kas yang adala dalam proses SIA?

1.3.  Tujuan Penulisan

Untuk mengetahui aktivitas yang terjadi didalam Siklus Pengeluaran Pembelian Dan Pengeluaran Kas

BAB II

PEMBAHASAN

Siklus pengeluaran (SIA) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa

Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

2.1    Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran

Job Description Siklus Pengeluaran Kas :

a)    Pemasok

·         Memberikan daftar barang beserta harga kepada bagian pembelian.

·         Menyediakan barang yang diminta oleh perusahaan.

b)   Bagian Gudang

·         Mengecek barang yang telah habis di gudang

·         Membuat daftar barang yang telah habis di gudang untuk dilaporkan.

c)    Bagian Kas

·         Mengeluarkan sejumlah uang untuk keperluan atau kebutuhan perusahaan

d)   Bagian Pembukuan

·         Membuat laporan keuangan atas dasar pengeluaran kas yang telah dikeluarkan oleh perusahaan

Tiga aktivitas bisnis dalam siklus pengeluaran :

a)    Memesan barang, Perlengkapan, Dan Layanan

a. permintaan pembelian
b. membuat pesanan pembelian
c. meningkatkan efisiensi dan efektivitas

b)   Menerima Dan Menyimpan Barang, Perlengkapan Dan Layanan

Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

Æ Memutuskan apakah menerima pengiriman

Æ Memeriksa jumlah dan kualitas barang

c)    Membayar Barang, Perlengkapan Dan Layanan

a. Menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk dibayar

Bagian-bagian yang terkait dalam siklus pengeluaran kas adalah :

1.      Kasir

2.      Gudang

3.      Pemasok

4.      Pimpinan

Data-data yang dibutuhkan dan dihasilkan dari siklus pengeluaran kas :

1.      Nota Pembayaran

2.      Surat Pengajuan Kredit

3.      Data Barang yang diretur

2.2    Sistem Pemprosesan Pembelian

Langkah –langkah sistem pemrosesan pembelian adalah:

a)    Mengetahui kebutuhan untuk mengisi kembali stok persediaan melalui pengamatan terhadap catatan persediaan

b)   Proses pembelian menentukan kuantitas pesanan, memilih  pemasok, dan menyiapkan pesanan pembelian.

c)    Setelah satu periode waktu, perusahaan menerima item-item persediaan dari pemasok dan diperiksa untuk kualitas dan kuantitasnya dan dikirimkan ke toko ataupun gudang

d)   Informasi menerima bukti penerimaan persediaan digunakan untuk meng-update catatan persediaan

e)    Proses Utang dagang menerima faktur dari pemasok. UD merekonsiliasi dengan informasi transaksi dan catatan kewajiban tertentu untuk membayar di waktu tertentu di masa akan datang.

f)    Buku besar menerima rangkuman informasi dari utang dagang (kenaikan total kewajiban) dan kontrol persediaan (kenaikan total persediaan)

Prosedur Pengendalian secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaran
Auditor harus memahami bagaimana kecenderungan kelima kategori prosedur pengendalian dalam operasi transaksi siklus pengeluaran ini. Kelima kategori tersebut antara lain :

a)    Adanya otorisasi yang memadai

b)   Adanya pemisahan tugas

c)    Adanya dokumen dan catatan akuntansi

d)   Adanya akses kea rah pengendalian

e)    Pengecekan yang di lakukan oleh personel yang independent

2.3    Tujuan Sistem Pengeluaran

a)      Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.

b)      Menerima barang dalam kondisi baik.

c)      Mengamankan barang hingga dibutuhkan.

d)     Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.

e)      Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.

f)       Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat.

g)      Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.

h)      Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.

2.4    Fungsi-Fungsi Terkait Dalam Transaksi Siklus Pengeluaran

Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi

1.    Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan

2.    Fungsi pencatatan utang. Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar

3.    Fungsi keuangan. Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur

4.    Fungsi akuntansi biaya. Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaa

5.    Fungsi akuntansi umum. Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek

6.    Fungsi audit intern. Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik

7.    Fungsi penerimaan kas Bagian pemasaran atau bagian-bagian lain

- Bagian utang

- Bagian kasa

- Bagian akuntansi biaya

- Bagian akuntansi umum

- Bagian audit intern

- Bagian kasa

2.5    Ancaman Dan Pengendalian Dalam Siklus Pengeluaran

Proses /Aktivitas	Ancaman	Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Pesan barang	Mencegah kehabisan atau kelebihan persediaan	Sistem pengendalian persediaan; Catt persediaan perpetual; teknologi kode garis; penghitungan persediaan secara periodik
	Meminta barang yang tidak dibutuhkan	Catt persediaan perpetual yang akurat; persetujuan permintaan pembelian
	Membeli dgn harga yang dinaikkan	Meminta penawaran kompetitif; gunakan pemasok yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; pengendalian anggaran
	Membeli barang berkualitas rendah	Gunakan vendor yang disetujui; awasi kinerja vendor; pengendalian anggaran
	Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi	Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file utama pemasok
	Komisi (kickback)	Kebijakan; mintalah bag. Pembelian untuk mengungkapkan kepentingan financial dengan pemasok; audit vendor
Terima dan simpan barang	Menerima barang yang tidak dipesan	Minta bagian penerimaan untuk memverifikasi keberadaan pesanan pembelian yang valid
	Membuat kesalahan dalam penghitungan	Dokumentasikan kinerja pegawai; insentif untuk penghitungan yang akurat
	Mencuri persediaan	Pengendalian akses fisik; penghitungan periodic persediaan dan rekonsiliasi perhitungan fisik dengan catt; dokumentasikan semua kiriman persediaan
Setujui dan bayar faktur dari vendor	Gagal menagkap kesalahan dalam faktur dari vendor	Periksa kembali akurasi faktur; training bagi pegawai bag. Utang usaha
	Membayar barang yang tidak diterima	Hanya membayar faktur yang didukung oleh laporan penerimaan asli
	Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia	Penyimpanan file yang tepat; anggaran arus kas
	Membayar faktur yang sama 2x	Hanya membayar faktur yang didukung oleh bundle voucher asli
	Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha	Pengendalian edit berbagai entri data dan pemrosesan
	menyalahgunakan kas, cek.	Batasi akses ke cek kosong, mesin penandatangan cek; pemisahan tugas antara bagian utang usaha dengan kasir; rekonsiliasi rek bank oleh orang yang independent dari proses pengeluaran kas; alat perlindungan cek termasuk positive pay.
Pengendalian umum	Kehilangan data	Buat cadangan dan rencana pemulihan dari bencana; pengendalian akses fisik dan logis
	Kinerja kurang baik	Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodic; laporan kinerja yang memadai

BAB III

PENUTUP

3.1    Kesimpulan

SIA Adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan kepada pihak eksternal (pajak, investor, kreditor) dan pihak internal ( manajemen, karyawan, pemilik)

Siklus ini mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran dalam bentuk uang tunai. Siklus pengeluaran di perlukan untuk setiap Perusahaan karena mempunyai tujuan sebagai berikut yaitu: 1) Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan. 2) Menerima barang dalam kondisi baik. 3) Mengamankan barang hingga dibutuhkan. 4) Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar. 5) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat. 6) Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat. 7) Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan. 8) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.

3.2    Saran

Demikian makalah yang dapat kami susun, mudah-mudahan bisa bermanfaat untuk pembelajaran kedepannya. Kami harap ada perbaikan lebih terhadap isi dan konten dari makalah ini,

DAFTAR PUSTAKA

Monica . 2012 . “ Siklus Pengeluaran Kas “. http://monicaganda.blogspot.com/2012/04/siklus-pengeluaran-kas.html. Diakses Tanggal 06 Oktober 2013

Priyo . 2011 . “ Siklus Pengeluaran Pembelian Dan Pengeluaran Kas “. priyohanweersyah.blogspot.com/2011/12/siklus-pengeluaran-pembelian-dan.html. Diakses Tanggal 06 Oktober 2013

Aldi . 2011 . “ Siklus Pendapatan Dan Penjualan Dan Pengeluaran Kas “. http://aldijibrillatief.blogspot.com/2010/11/siklus-pendapatan-penjualan-dan.html. Diakses Tanggal 06 Oktober 2013

Muzdalifah . 2011 . “ Siklus Pengeluaran Pembelian Dan Pengeluaran Kas “. http://craftivaa.blogspot.com/2011/11/siklus-pengeluaran-pembelian-dan.html. Diakses Tanggal 06 Oktober 2013

Yana . 2012 . “ sistem pengeluaran “ . http://yana-anggraini.blogspot.com/2012/09/sistem-pengeluaran-sia_14.html. Diakses Tanggal 06 Oktober 2013